INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE CÁLCULO

CONCEPTO DE HOJA ELECTRÓNICA

Se puede definir una hoja de cálculo como un grupo de datos normalmente numéricos, agrupados en tablas con filas y columnas, y con elementos comunes, que nos van a servir para representar una realidad. Con dichos datos puedo realizar gráficos, estudiar tendencias, realizar estadísticas, funciones matemáticas, cálculos numéricos... y un sinfín de cosas. Se usan mucho para la visualización de datos de ventas de productos, estudios de mercado, o para las estadísticas.

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos ingresados:

• histogramas
• curvas
• cuadros de sectores

Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (las cuales son una unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas

VENTAJAS DEL USO DE LA HOJA DE CÁLCULO

Las justificaciones más importantes que hemos encontrado para hacer este trabajo en la hoja de cálculo son las siguientes: todos los ambientes computacionales tienen una hoja de cálculo que es accesible al estudiante, al contrario de los programas muy especializados, además, las hojas de cálculo, por ser de aplicación general, no resultan fáciles para situaciones particulares, lo que hace que el proceso de traducción al lenguaje de la hoja sea más enriquecedor que una simple captura de datos. Además, la experiencia previa de los estudiantes con la hoja de cálculo es un factor que les motiva a introducir las estructuras cuantitativas. Los engorrosos y poco motivantes cálculos se pueden evitar con esta herramienta, y sobre todo, permite el sucesivo proceso de prueba y error, relevante en el aprendizaje (pensamiento creativo) necesario para procesos de investigación, y por último, la disminución del tiempo operacional permite aprovecharlo para la interpretación de los resultados. Estas ventajas junto con las características técnicas de las hojas de cálculo que son:(Abramovich, 1999)
1. Está diseñada para manipular y representar información en una tabla. Cualquier celda de la tabla, se puede llenar con un número o una fórmula, que puede hacer referencia a otras celdas. El hecho notorio consiste en poder reproducir el contenido de una celda individual, a lo largo de los renglones o de las columnas. Una vez que una fórmula se repite, aparece el valor numérico que generó la fórmula en todas las celdas previamente designadas, haciendo posible que el usuario de una Hoja de Cálculo la pueda usar como una herramienta de modelación en dos dimensiones. 2. Las fórmulas definidas en las celdas, se pueden cambiar de forma instantánea, lo que da como resultado un medio potencialmente interactivo. 3. El uso de las funciones básicas de la hoja de cálculo no es más complicado que, por ejemplo, el manejo de calculadoras de bolsillo que prácticamente sin excepción, los estudiantes de nivel superior traen consigo en el salón de clases.4. Los resultados que se obtienen al realizar las operaciones se mantienen visibles durante toda la sesión de trabajo. 5. Las operaciones llevadas a cabo en las celdas conservan tanto los resultados obtenidos como el proceso que se siguió para obtenerlos.

VENTANA DE HOJA DE CÁLCULO

ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Barra de Menús: Se encontrarán las opciones de abrir la hoja de cálculo, guardar, vista preliminar, impresión, cortar, copiar, pegar, escala, dar formato a celdas, filas y columnas, revisión de ortografía, etc.
Barra de Funciones: Se podrá, acceder rápidamente a las funciones más frecuentes como, copiar, pegar, imprimir, guardar un documento, insertar imágenes, etcétera.
Barra de Objetos: Aquí se encuentran botones relacionados a funciones importantes, como alineación de texto, tipo, tamaño y estilos de letra, color, etcétera.
Barra de Fórmulas: Aquí se ingresarán las fórmulas, sumatoria, etcétera.
Barra de Herramientas: Aquí se encuentran funciones tales como insertar celdas, filas y columnas, insertar gráficas, funciones de dibujo, revisión ortográfica, ordenar celdas, etcétera. Al mantener presionado el botón del ratón sobre un botón de la barra de herramientas, despliega más funciones.
Barra de Estado: Muestra información sobre el documento actual.
Área de trabajo: Área para ingresar la información.

MENUS CONTEXTUALES

Para activar el menú contextual de un objeto, en primer lugar haga clic en el objeto con el botón izquierdo del ratón para seleccionarlo. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón. Algunos menús contextuales se pueden abrir aunque no se haya seleccionado el objeto.

• Compresión de la barra de formula

Muestra u oculta la barra de fórmulas, que se emplea para escribir y editar fórmulas. La barra de fórmulas es la herramienta más importante cuando se trabaja con hojas de cálculo. Para ocultar la barra de fórmulas elimine con una pulsación de ratón la marca situada delante de esta entrada del menú.

Aunque la barra de fórmulas esté oculta puede editar las celdas si activa el modo de edición pulsando F2. Una vez editadas las celdas, acepte los cambios pulsando Intro o rechácelos mediante Esc. Se utiliza también para salir del modo de edición. A continuación describiremos las partes de una barra de funciones:

Suma: Suma automáticamente los números contenidos en el área de celdas especificada. Pulse en una celda, pulse este símbolo y, a continuación, especifique un área de celdas. También puede definir un área de celdas arrastrando en la hoja de cálculo.

Función: Inserta una fórmula en la celda actual. Haga clic en este símbolo e introduzca la fórmula en la Línea de entrada . Este símbolo sólo está disponible si el cuadro Línea de entrada está oculto.

Cuadro de nombre: Muestra la referencia de la celda actual, la referencia del área de celdas seleccionada o el nombre del área. También puede seleccionar un área de celdas y luego asignarle un nombre en Cuadro de nombre .

Para saltar a una celda específica o seleccionar un área de celdas, escriba en este cuadro la referencia de la celda o del área; por ejemplo, F1 o A1:C4.

• Guardar Archivos

Haga clic en el icono Guardar o pulse las teclas de acceso directo Control + S. .El documento se guarda con su ruta y su nombre en el soporte de datos local, en la unidad de red o en Internet, sobrescribiendo cualquier archivo que tuviese el mismo nombre. La primera vez que guarde un archivo se abrirá el diálogo Guardar como . En él podrá introducir el nombre, el directorio y la unidad para el archivo. La otra forma para guardar un documento recién creado es mediante el comando de menú Archivo - Guardar como, donde pondrá el nombre del documento, el directorio.

• Abrir Archivo

1.- Siga uno de estos procedimientos:
Elija Archivo - Abrir
Ò Haga clic en el icono Abrir archivo
Ò Pulse Control + O
En cualquiera usted verá el diálogo Abrir.

2.- Seleccione el archivo que desee abrir y haga clic en Abrir.

USOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Usos generales de las planillas de cálculo:

·         Almacenamiento de datos;

·         Cálculos completos, por ejemplo presupuestos;

·         Aplicaciones en matemática (teoremas, graficando funciones polinominales, aproximación de raíces irracionales, hipótesis); comparaciones, estadísticas, encuestas… 

CARACTERISTICAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Característica Excel

Resultado al guardar como hoja de cálculo XML

Sistema de fechas 1904	Se conserva
Asteriscos que marcan totales para datos OLAP	Se conserva
Flechas de rastreo de auditoría	No se conserva
Actualización en segundo plano, recuperación de datos para cada elemento de un campo de página individualmente	Se conserva
Campos calculados	Se conserva
Elementos calculados	Se conserva
Comentarios de celda	Se conserva
Cambios a datos de origen de Excel	Se conserva
Formato de caracteres y celdas	Se conserva
Gráficos y objetos gráficos	No se conserva
Hojas de gráficos, hojas de macros, hojas de diálogo	No se conserva
Formato condicional	Se conserva
Cálculos personalizados	Se conserva
Orden personalizado	Se conserva
Vistas personalizadas	No se conserva
Valores de error personalizados y valores de celda vacía	Se conserva
Consolidación de datos	No se conservan las referencias.
Restricciones y mensajes de validación de datos	Se conserva
Alineación distribuida	Se conserva
Capas de objetos de dibujo	No se conserva
Rangos de datos externos	Se conserva
Elementos agrupados en campos	Se conserva
Formatos de sangría	Se conserva
Texto con sangrías	Se conserva
Rótulos en fórmulas	Se conserva
Lista	Se pierde la funcionalidad de listas, pero la información se conserva.
Varias fuentes en una sola celda	Se conserva
Formatos de número	Se conserva
Archivo de cubo sin conexión	Se conserva
Esquemas	No se conserva
Campos de página en filas y columnas	Se conserva,